有一天，老板突然跟女神说：“第200页有个错误，你改一下，然后发邮件给我！”
女神居然把鼠标滚轮滚炸了！手指头都伤了，我实在心痛，赶紧远程传授Word“GPS定位系统”！
论文、标书等很长很长的文档里，可能会有一大堆图片、表格、图表等不同的对象。
想要检查一遍所有表格，或者想要看一下所有图表，怎么才能按照对象类型快速定位呢？
简单！
你只需要打开导航窗格，点击搜索框旁边的小三角，就能快速按照类型进行筛选啦！
对了，快速打开导航窗格的快捷键是：Ctrl+F。
论文、书稿、标书等等大型文档，最烦的就是，有时候需要在不同的章节之间来回跳转。如果你的文档是套用了标题样式，或者设置了大纲级别的，就可以开启导航窗格（低版本叫文档结构图）。
然后你就可以，想看哪里点哪里：
这样既方便自己，也方便其他需要阅读你文稿的小伙伴，领导喜欢的不得了！
出现这样的情况因为你使用的都是正文样式，而导航窗格只会显示带有标题样式的段落，给各个标题点击套用标题样式后，就会出现了。
因为这是在常规格式下输入的，身份证数字太大被当成了天文数字，Excel 会用科学计数法表示，这种情况只能重新输入一遍。
记住：先设置单元格为文本格式，再输入身份证号。
如果你手上有一份长达50页的文档，我现在要你马上翻到最后1页，你会怎么做？
那如果你看到一半，我要你返回到第1页，你又会怎么做？
拒绝滚鼠标！教你两个快捷键：
- 【1】Ctrl + End → 快速定位到文档最后1页
- 【2】Ctrl + Home → 快速定位到文档第1页
别再手动逐条修改啦，试试下面的办法，几步就解决了↓
❶ 先选中一个大标题，点击【编辑】-【选择】-【选择格式相似的文本】，这样所有大标题都被选中了：
❷ 接着在【段落】栏选择【多级列表】，下拉找到【定义新的多级列表】，在【输入编号格式】处输入「第 1 章」，点击确定就 OK 了：
为小标题添加序号，也是同样的方法：
❶ 先选择任一个小标题，点击【编辑】-【选择】-【选择格式相似的文本】，小标题全选完毕。
❷ 在段落中选择【多级列表】，选择我们想要的多级列表样式，全选标题后，按【Tab】可以降级，按【Shift+Tab】就能升级~
这里大家要多多熟悉 Word 里的多级列表样式，在要使用相应格式的时候，就可以迅速设置啦！
手机有个分屏功能，可以聊天看视频两不误，你知道Word也有分屏功能，让你一份文档轻松可以上下对照，不用滚来滚去！
前面讲了开头和结尾的快速定位，那如果是文档中的任意一页，又该怎么定位？
只需一个快捷键：F5，输入想要跳转的页码，即可快速搞定！
文件夹里有很多Word文档，而且命名都差不多，如何快速从中找到自己想要那一份呢？
解：在「另存为」的时候，勾选「保存缩略图」就可以了~
这样，就能在不打开文档的情况下，看到里面的内容啦~
除此以外，你也选中文档，然后同时按下快捷键：Alt + P，能看到文档里所有的内容~
进入【打印预览编辑模式】，点击【减少一页】。
如果你第二页只有一点内容，Word 自动在尽量不影响效果的情况下将将它们缩成一页。
注意！Word 其实是通过缩小文本字号和间距来尝试减少页数，所以成功后字号和间距会变小。
当然，如果内容太多，减少一页会失败。这时候你可能就要手动调整页边距和字体大小了。
如果你无法找到【打印预览编辑模式】，可以通过以下方式添加
打开「自定义功能区」还有更快捷的方式，可以直接鼠标右边任意点击菜单栏的选项卡
你也许知道，可以打印制定页面。
可是，如果只打印第二段文字呢？
很简单只要选中需要打印的内容，在打印时选择【打印所选内容】就可以啦~
我们在论文第一页封面看到这样的留空，可你会发现，看起来好好的下划线，一旦填上内容就开始变得奇怪——版式错乱，各种对不齐，逼死强迫症。
耐心敲空格慢慢调整？
肉眼都能看出来，那样完全对不齐！
这就是菜鸟经常的一种思维定势，总要在一棵树上吊死……对于熟练掌握Word，一个无框表格就能轻松对齐~
女神今天发来一条微信，说如果我不用百度，能全部念出来，她就跟我嘿嘿嘿，我看了一眼，给了她一个迷之微笑，立马念了出来，不用百度只用Word，快点学起来！
阅读英文文档最烦的事是遇到不认识的单词，总要复制-粘贴-翻译，麻烦。要是没网就更麻烦！
开启Word 的“英汉词典”，让你一秒翻译，不用上网~
我们用Word做方案，可能经常会碰到这种情况，把文档发给老大或者其他同事审阅，结果一通修改，直接把最终的文档丢回来……
还没有任何标注的痕迹，怎么知道改了哪里呢？
万字长文，如果真的要两份文档逐字比对，熬夜通宵都找不完。
Word中有一个很贴心的功能，叫比较文档。
在审阅菜单下，打开比较窗口，选定修改前后的文档，点击确定，就能让修改痕迹无所遁形。
如何快速对齐长短不一的姓名？
在Word文档中，如果录入的姓名字数不统一，看着会不美观。
你的第一反应是不是敲空格对齐？
放弃这个低效操作吧！！
解：
按住Alt键（这个快捷键可以竖向选择文本）→ 鼠标向下选中文字 → 【开始】→ 【段落】→ 【调整宽度】，设置「字符宽度」，比如这里设置为3字符，姓名就对齐啦~
有时候我们为了向别人讲解某个文本操作，就像小叶现在一下，需要一段文本材料。
很多人的第一反应是上网搜，其实借助 Rand函数，就可以迅速搞定！
=Rand（a,b)
其中 a 表示段落数，b 表示一个段落中的句数
有时候，文本与编号之间的间距看上去过短或者过长，需要调整到合适的距离，千万别傻傻地敲空格！
解：
选中文字部分 → 鼠标放到标尺上的三角形，注意是三角形，否则文字和编号会同步移动 → 按住三角形不放，进行拖动，你想怎么调就怎么调！
有时候为了保护隐私，我们会将手机号中间4位进行打码处理。千万别手动操作，用简单的通配符原理，就可以快速替换。
查找内容：
([0-9]{3})[0-9]{4}([0-9]{4})
替换为：
1****2
解：
用好简单的查找替换功能。
查找内容：
^p^p
替换为：
^p
在Word文档里，我们默认每个段落开头要空两格，你是不是又想开始敲空格了？
打住！这里教你两个小方法：
方法一：
直接拖拽标尺上方的「首行缩进」小滑块
方法二：
在段落里进行设置，在「特殊」里选择「首行」，缩进值为 2字符
有时候，我们做完一个Word文档之后，需要对文档进行保护声明，最常见的方法就是加水印。
Word里自带了几种常见的水印效果，比如：机密、严禁复制、紧急
除此以外，我们还可以自定义水印效果：
【设计】-【水印】-【自定义水印】-【文字水印】，在这里我们可以输入想要显示的文字、字体大小、字体颜色。
简单的水印效果就做好啦~
依次点击【设计】-【页面颜色】，里面的颜色随你挑选咯~
深夜码字的时候，搞个暗黑色逼格一下子就起来了~
Step 1：
输入所有职称，选择同级别的职位（按住Ctrl键可以选择不连续的内容），之后再按 Tab键 缩进内容。
Step 2：
选中所有内容，依次点击【插入】-【SmartArt】，选择「层次结构」中的「组织结构图」，粘贴内容，去掉不需要的部分，搞定！
从网上直接复制的文本往往带有链接等格式，想要一键清除，有两种方式。
方式一：在粘贴文本的时候，选择「只保留文本」
方式二：如果文本已经粘贴到Word，可以按下：Ctrl + Shift + Z 键
Word文档中，有些文档格式会被反复使用，如何将这些常用参数设置为默认值呢？按照下图进行操作即可。
在 Word 里写专栏文章，图片无法直接贴进微信编辑器或者微博。
解：
直接把 Word 文档的后缀格式改为「.rar」，然后使用解压软件将其解压开来，然后你就看到，Word 中所有的图片都静静的躺在文件夹中了。
PS：按【F12】另存为网页，图片也会批量出现在文件夹。
答：页面背景中插入图片不太好操控。如果想灵活设置图片大小，建议用另外一种方法：
❶ 双击页眉位置，进入页眉编辑状态；
❷ 然后插入图片，设置【衬于文字下方】，拉大图片；
❸ 弄好后，双击页面中间，退出页眉编辑。
因为这个图片是嵌入式的，嵌入式图片会被当做段落文字的一部分，没办法自由移动。把图片改为【浮于文字之上】就可以自由移动，方便和文字对齐边缘。
- Ctrl + ] —— 放大文字
- Ctrl + [ —— 缩小文字
记住几个常见的行距值就可以：
- Ctrl + 1 → 单倍行距
- Ctrl + 2 → 两倍行距
- Ctrl + 5 → 1.5倍行距
当鼠标变成小箭头的时候，
- 鼠标 单击 → 选中一行
- 鼠标 双击 → 选中一段
- 鼠标 三击 → 选中全文
按住 Ctrl键 ，鼠标任意点击句子中的某个位置，就可以选中一个句子
有些时候我们需要竖向选择文本，比如像下面这段文本，我们需要把时间信息一键删去，可以怎么办呢？
按住Alt键，然后鼠标向下拖拽即可，直接按Delete键即可删除 。
想要在 Excel 中制作一份全国省份（自治区）的列表，但是只找到一段文字的版本，怎么办才好？
在 Excel 要转成列表其实也不难，只需要按照逗号分列，就会拆成每个省份（自治区）填一个单元格的一行数据。再复制，选择性粘贴，转置，便能得到一列省份数据。
但是放到 Word 里，会更加简单。
什么？要按 5 个一行排列？
貌似只能放到Excel里，借用公式的力量了。
然而，很多人并不知道 Word 还有一个绝技：
文本转表格，可以按分隔符以及指定行列数转换。
Word 文字处理的活儿实在太好了，好到被很多人忽略。
假如你能灵活掌握 Word 的查找替换、文字排版技能，甚至能助你少学点 Excel 公式。
每次拿到很长的Word表格，看着看着我就会一脸懵逼，因为标题行只会出现在表格刚开始的地方，翻到后面，看到的只是一堆数据，很容易看岔。
其实，我们可以通过一个简单的操作，让标题行重复出现！
操作如下：
选中标题行 → 【布局】-【数据】-【重复标题行】，你就会发现每一页都有标题啦~
遇到下面这样的情况，该如何在表格前留空行呢？
解：鼠标定位到第一个单元格，敲下Enter键，搞定！
因为录入数据长度不一，我们经常需要调整单元格的宽度，你是不是经常手动去调呢？
解：选中表格 -【布局】-【自动调整】-【根据内容自动调整表格】，3秒搞定！
同理，如果你想让表格铺满整个Word页面，可以选择【根据窗口自动调整表格】
遇到单元格大小不一的情况，我们可以通过【分布行】和【分布列】功能，让表格迅速统一
解：调整的时候按住Alt键
告诉你个快捷操作，把鼠标定位到表格最后一个单元格，按下 Tab键，就可以轻松添加空行啦~
如果要插入多行，你可以这么操作：
方法一：鼠标单击表格第1个单元格，然后按Enter键
方法二：直接拖。鼠标移动到表格左上角时，会出现一个四向箭头，单击它，直接把表格往下拖~
有时候编辑文档换行时，Word 会根据当前格式自动帮你添加序号。如果不需要序号，怎么去掉呢？
❶ 点击【文件】-【选项】-【校对】-【自动更正选项】
❷ 点开【自动更正选项】后，选择【键入时自动套用各式】，将下方【自动编号列表】的勾选取消，最后点击【确定】就解决了！
你有没有填过这样电子表格？
这个勾究竟要怎么打上去？
解：依次点击【插入】-【符号】-【其他符号】，找到 Wingdings 字体，找到对应的符号，插入到Word文档中即可。
解：想要关掉很容易。
依次点击【文件】-【选项】-【高级】，在「剪切、复制和粘贴」里找到「粘贴内容时显示粘贴选项按钮」，取消勾选即可。
解：按一下键盘上的「Insert」键，即可恢复正常。
解：Office软件毕竟来自国外，所以中国的很多语言使用习惯它并不适应。
想要关闭这些并不美观的波浪线，我们可以这么做：
自动编号的存在，在带来方便同时也会带给人困扰，尤其是在修改文档时。
有什么方法可以让它不出现呢？
解：依次点开【文件】-【选项】-【校对】-【自动更正选项】-【键入时自动套用格式】- 取消勾选【自动编号列表】
解：取消勾选「如果定义了文档网络，则对齐到网格」，搞定！
这个问题的核心在于，微信文章的图片格式是：Webp格式。一种新兴图片格式，有利于提高加载速度，但是Word并不支持啊！
解1：直接用IE浏览器打开
解2：切换浏览器的浏览模式，如下图：
Step 1 ：依次打开【视图】-【宏】-【查看宏】
Step 2 ：【创建】一个宏，并命名
Step 3 ：输入以下代码。大家只要调整图片的宽度和高度即可，其他的都不用管
Sub 快速统一图片大小()
Dim Shap As InlineShape
For Each Shap In ActiveDocument.InlineShapes
If Shap.Type = wdInlineShapePicture Then
Shap.LockAspectRatio = msoFalse '不锁定纵横比
Shap.Width = CentimetersToPoints(3) '图片的宽度，这里我们设置为3cm
Shap.Height = CentimetersToPoints(3) '图片的宽度，这里我们设置为3cm
End If
Next
End Sub
注：只要创建过这个宏，这个宏就会保留在Word中，之后可以反复调用
这样的情况大家遇到过吗？
方法一：
在文件图标上点击右键，选择 - 【属性】- 勾选【解除锁定】，搞定！
方法二：
依次点击【文件】-【选项】-【信任中心】-【信任中心设置】-【受保护的视图】，取消勾选【为来自Internet的文件启用受保护的视图】
注意：PPT也同样适用此法。
以前搞企业文化活动，经常要做一件事情，每个月做、每半年要做，每个年底也要做。
就是打印奖状、邀请函、席位卡，一打就是几十份，上百份。
为了偷懒，就找到了一个绝佳的偷懒妙招 —— 合并邮件。
用这个功能，我只要花10几分钟把模板做好，然后把获奖人员的信息表准备好，按下打印键，就坐等奖状打印出来，悠闲的去喝杯咖啡。
合并邮件的基本原理就是：
① 所有相同的内容，做一份Word模板
② 所有不同的内容，做一份Excel信息表
③ 将Excel中的列标题，以域的形式插入到Word模板中
设置完，马上就可以预览到每一份奖状最终效果，一键发送到打印机，就可以一次性打印出成百上千份，有多少打印多少，只需一次操作。
而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表里的人员信息就可以了。
那个酸爽啊。
这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封、请柬 等等等……
简直就是大规模杀伤武器。
这个功能稍有点难度，但是掌握了，你就是大神。
先提个问题考考你：
一份100多页的Word文档中，有很多的表格，表格样式各不相同。有什么办法可以快速统一？
类似这样：
五颜六色，简直不忍心看……
除了手工一个一个改，还有没有更加便捷高效的方法，可以一次性统一美化呢？
当然有，只要请出“扫地僧”——录制宏，就能轻松解决。
宏是 Office软件中的「扫地僧」，功夫却深不可测，简直就是神一般的存在。
当你面对大量重复操作，找不到解决方法时，请它出山，必有奇效。
录制宏，是一部动作录像机。能够将你在word中的部分操作录制下来，自动生成一个代码程序，下一次要做同样的操作时，执行该程序就能自动完成。
在我们秋叶PPT公众号的文章，序号通常都是「❶ ❷ ❸」的类型，而不是普通的「1. 2. 3.」，难道小编是一个个替换的？
当然不！
通过录制宏，一次操作，即可永远使用，一劳永逸！
下面就用这个案例教你，如何录制宏~
❶ 单击【视图】选项卡中的【宏】-【录制宏】，出现【录制宏】对话框。
由于【录制宏】用的太多，甚至于在 Office2016 的底部状态栏里，也有了快捷按钮，直接点击即可开始录制了~
❷ 在【宏名】框中，输入宏的名称，写清楚功能，便于以后调用。
❸ 在【将宏保存在】框中，选择宏的保存位置。
默认是「所有文档(Normal.dotm)」，这样以后所有文档都可以使用这个宏。
如果只想在当前文档使用，就选择当前文档（比如我选择的就是当前文档「周二Word...」）。
❹ 单击【确定】按钮，开始录制宏。
成功开始录制以后，鼠标旁边会多一个录音带图标。此时所做的操作会被记录下来。
❺ 录制完毕后，点击状态栏的【停止录制】（就是那个■），停止录制宏。
❻ 点击【视图】-【宏】，选择自己录好的那个宏，即可使用。
同样的道理，我还可以把引号的替换、空白区域的删除，统统做到一个宏里面，点几下就搞定格式，妥妥的~
通过「录制宏」，很多批量处理，都可以被我们轻松搞定，甚至，不用写一行代码！
不过，开头提到的表格样式一键统一，仅有「录制宏」还不够。
该怎么处理？继续往下看~
❶ 按下录制按钮，开始录制
❷ 修改一个表格样式，并结束录制
成功开始录制以后，鼠标旁边会多一个录音带图标。此时所做的操作会被记录下来。
只需要修改其中一个表格就行。
修改完成以后，再次点击录制按钮，则停止录制。
❸ 修改代码，让动作循环重复
同时按下Alt+F8，进入VBA代码界面，编辑刚才录制好的宏。
接下来要做一个非常关键的操作，就是将录制好的一次操作，应用到当前文档中的所有表格上。
因此，代码要做点小修改：
a. 计算当前文档中表格的总数 b.从第一个表格开始应用修改，直到最后一个为止。
修改过程看着很晕？没关系，看修改以后的代码，只是添加了红字部分，修改了蓝色字而已：
至于这里面「'」单引号开头的绿色文字，其实是写上去的注释，帮助大家理解代码，删掉也会不影响代码运行的~
❹ 执行代码，一次完成
运行宏，就能将文档中所有的表格统一样式了。
通过「录制宏」就可以帮我们解决很多批量处理的问题，更可以帮助不会写代码的人生成一份代码的主体。
要知道，对于不懂VBA编程的人来说，要独立写一段完整代码出来，非常困难。
而有了「录制宏」生成的主体部分，只要在此基础上稍作修改，就能威力倍增！
❶ 统一所有图片尺寸、删除所有的图片、将所有图片居中对齐…… 这些批量操作再也不用手动点了~
❷ 如果你需要反复做相同的操作，直接录制完整的操作，下一次要再次用时，直接运行宏就可以了。
比如每月分析报表输出报告、随机抽取数据（抽奖）……
当然，聪明的你一定已经想到了，搜一个宏啊！
没错，单调繁琐的操作，就交给宏，让它自己去完成吧。
省下更多时间，悠闲地喝咖啡，多好~
有的时候上传一些照片，对图片大小是有要求的~
很多人的第一反应是找神器或PS
其实Word就可以搞定这个事情！
操作很简单：
1. 把图片放到Word
2. 选中图片，鼠标右键点击【另存为图片】
3. 搞定惹！让我们来看看压缩后的效果！
什么原理呢？
在Word页面左上角，选择【文件】—【选项】—【高级】—【图片大小和质量】
Tips：这一点也提醒我们，如果之后想从Word中提取图片，要想图片不压缩，记得勾选【不压缩文件中的图像】~
很多人做PPT就是Word搬家，但他们经常连Word搬家都不会！
一行一行复制粘贴？太傻了！
将一份 Word 文档，通过在 Word 中选择【发送到 Microsoft PowerPoint】功能，快速生成一份结构清晰的 PPT，大量减少复制粘贴文本的时间！
实现这个操作，分两步：
❶ 在大纲视图内，对 Word 文档设置大纲级别
❷ 将 Word 大纲文本转化成 PPT
在开始菜单栏选择【视图】-【大纲】
进入大纲视图后，对文本设置大纲级别，方法如下图所示：
设置好后，在 Word 中找到【发送到 Microsoft PowerPoint】功能。
从【快速访问工具栏】中，选择这个按钮，就可以几秒钟快速生成一个原始 PPT！
下来只要点击应用一个PPT主题，这个白底PPT就可以快速换装，套入一个微软的PPT模板，一个差不多的PPT就可以完成了。
可以自己试试，会颠覆你对Office的认知。
习惯使用PPT的人，使用Word会多有不习惯，比如绘制框图或者多元素要批量处理，PPT中可以一键框选，而Word不能……
很简单，只要先通过【插入】-【形状】，先先插入画布。
然后将形状或其他元素放到画布里，就可以通过鼠标选框选择多个对象了，就像在Word中内置一页PPT。
前面讲了Word 能变 PPT，PPT 自然也能变成 Word！
学生党、开会党和培训党，经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。
操作需要频繁的复制粘贴，极度浪费时间和精力。
三步，就可以节省 N 小时复制粘贴工作，在几秒的时间内立马搞定。
1、按 F12键；
2、点击【保存类型】，选择【大纲/RTF文件】，确定；
3、使用 Word 打开。
在我们工作中，有时候会遇到一些统计信息。
比如统计人事信息，最后信息统计到 Word 里，可能就是这个样子：
可是交给老板要求是 Excel 表格，怎么办呢？
别怕，简单两步，我们就可以将 Word 信息处理成 Excel 表格格式。
❶ 将信息复制到 Excel 中
打开 Excel，将 Word 信息复制粘贴到 Excel 中，可以看到，每行信息在同一个单元格。
在 Excel 中对文字信息进行拆分，就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel~
选中该列，选择【数据】-【分列】，在弹出的选项框中，【分隔符号】下勾选【其他】，手动输入中文输入法的逗号，点击确定。
看，利用 Excel 的数据合并拆分功能，处理信息是不是超级快！
是的，Excel中的多列合并，我们可以借助Word解决！
复制Excel中的数据到Word → 选中表格 → 依次点击【布局】-【数据】-【转换为文本】，选择「段落标记」，之后点击确定。
这时候，会发现合并后出现了空格，别慌，先把数据再复制回Excel表格，按F5键，定位时选择「空值」，删掉，多列合并就完成啦~
有的小伙伴会觉得这样操作显得麻烦，那是因为这里涉及的数据较少，如果给你的几百行数据，你会感谢这个快捷操作的~
如果你在Word中做了这样一个表格：
如果复制粘贴到Excel，立马出现下面情况：
What？！整个表格都毁容了，Boss 肯定炒鱿鱼。。。
有木有方法很好搞定？
1、按【F12】，点击【保存类型】，选择【网页文件】，确定
2、打开 Excel，点击【文件 / 打开 / 这台电脑】，选择网页文件，确定
3、搞定，保证 Word 表格完好复制到 Excel
Excel 擅长数据处理，但少侠们总被 BOSS 要求在 Excel 输入 N 多文字，而且不能排版，BOSS 看到糟糕的阅读效果，立马就来一波攻击。
你知道吗？
先在 Word 排版文本，然后复制进 Excel，文本排版不会变化！
效果是不是很明显？！
做工资条、邀请函是每一位职场人必备技能，如何只用 1 秒就可以搞定 1000封邀请函呢？
如果你懂得 Word 和 Excel 的协作法门-邮件合并，那真的是轻轻松松就解决了。
1、点击【选择收件人】，【使用现有列表】
2、选择目标 Excel，打开，确定
3、点击【插入合并域】，选择目标字段
4、使用预览效果，检查是否出错
PPT中加拼音很麻烦，但Word 中添加拼音十分简单，只需一个按钮——【拼音指南】就可以搞定！
我们只需要选中要标注的文字，点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮，就可以一键标注拼音！
选中要标注的文字，点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮，即可实现一键标注拼音！
而在操作过程中，我们注意到出现了这样一个页面：
仔细看红色方框中的字符，这不正是我们一直在寻找的拼音符号吗?
将拼音符号复制，再粘贴到PPT的文本框中，看来标注拼音也不是那么难嘛~
怎么样，软件之间的协作，你学会了吗？
每一个软件都有各自所擅长的领域，比如Word的文字处理，比如Excel的数据处理，比如PPT的图像处理。
不要逼迫任何一个工具去做它不擅长的领域，想要高效办公，首先要选对工具。